I když diskuze kolem evidence tržeb poněkud zastiňují informace o kontrolním hlášení, přesto je asi zbytečné upozorňovat, že od 1. ledna 2016 se tato povinnost dotkne všech plátců. Většina z nich už obdržela od svého správce upozornění a tak se nebudeme zabývat podrobnosti, co a jak, ale pokusem odhadnout, co za komplikace toto hlášení způsobí plátcům daně, na co by se měli připravit a o čem se tolik nemluví:
Zvýšené nároky na objem sledovaných údajů
I když se většina účetních jednotek spoléhá na svůj šikovný účetní software, který slibuje, že bude umět kontrolní hlášení sestavit a vyexportovat v požadovaném xml formátu, bude k tomu potřebovat údaje, které zatím možná nezadávají.
Evidenční číslo došlého dokladu (pokud je doklad na částku včetně daně vyšší než 10 tis. Kč). V současné praxi stačí v účetním programu evidovat vlastní přidělené číslo došlé faktury, popřípadě variabilní symbol, pokud ho potřebujeme pro snadné spárování s platbou. Evidenční číslo se však často s variabilním symbolem neshoduje, někdy třeba jen tím, že má navíc písmena, pomlčky, lomítka. I když chybějící pomlčky a lomítka nebudou vadit, obvyklé FV před variabilním symbolem ano. A to nemluvím o fakturách, kdy variabilní symbol je zcela jiný než číslo dokladu nebo o daňových dokladech nad 10 tis. Kč placených v hotovosti, kde nás variabilní symbol nezajímá. Počítejme tedy se zadáváním jednoho údaje na každý doklad navíc.
(Možná, že by sjednocení variabilního symbolu a evidenčního čísla dokladu na Vašich fakturách odběratelé uvítali, i když Vám to asi nic neušetří).
Odlišení data uskutečnění plnění (popřípadě data povinnosti přiznat daň) a měsíce, kdy lze uplatnit nárok. Skutečnost, že nárok na DPH nelze vždy uplatnit ve stejném okamžiku, kdy daň odvádí dodavatel, funguje už delší dobu a každý účetní se s ní vyrovnává jinak. Na přelomu účetních období to vede k povinnosti důsledně odlišovat datum uskutečnění (kdy základ vstupuje do nákladů) a datum přijetí dokladu (kdy DPH vstupuje do přiznání DPH). V průběhu roku zjednodušení spočívající v tom, že zaúčtujeme do měsíce, kdy si můžeme uplatit DPH, doposud nevadilo, nezpůsobovalo neprůkaznost účetnictví, ani nevedlo k chybně sestavené závěrce či daňovému přiznání. Nyní povede k chybně sestavenému hlášení a bude nutné tyto údaje odlišovat. A to nemluvím o tom, že řada programů možnost těchto dvou datumů zatím ani nenabízí.
Mimochodem – zákon hovoří, že kontrolní hlášení se týká pouze uskutečněných zdanitelných plnění, pokyny MF hovoří o plněních uvedených v přiznání. Pravděpodobně bude jednodušší porušit zákon a uvádět i plnění uskutečněná v roce 2015 (popř. 2014 nebo 2013), pokud je budu uplatňovat v přiznání za rok 2016. Ale k dodatečným přiznáním za rok 2015 a starším kontrolní hlášení nedělat.
Evidence daňových dokladů na zálohové platby. Pokud jste neradi účtovali o došlých daňových dokladech k zaplaceným zálohám, neuplatňovali jste si z nich nárok na odpočet a počkali na konečnou zúčtovací fakturu a teprve v tento okamžik si vynárokovali celý odpočet DPH, nebudete tímto způsobem již nadále pokračovat. Sice Vám nic nebrání stále nárokovat DPH až v okamžiku přijetí plnění, ale do kontrolního hlášení budete muset vypsat jednotlivé daňové doklady (k zaplaceným zálohám) s uvedení základu daně i daně.
Oddělení dokladů nad 10 tis. Kč v hotovosti. Řada účetních jednotek zadává náklady hrazené pokladnou do účetního programu kumulovaně – jednou částkou za stejný druh nákladu za určité období (třeba měsíc). Do současnosti nevadilo, když v této částce byl i doklad placený v hotovosti, který nebyl zjednodušený, tj. doklad na částku přesahující 10 tis. Kč. Nyní je nutné tyto doklady evidovat odděleně (nejlépe asi v řadě faktur, třeba i samostatné řadě) a účtovat o jejich okamžité úhradě v hotovosti.
Ztížení oprav dokladů. Pokud k Vám občas přijdou zákazníci (podnikatelé), kterým jste před měsícem nebo delší dobou vystavili doklad (nad 10 tis. Kč.) jako osobě nepovinné k dani (jako osobě, která nepodniká) a požádají vás o opravu, protože v okamžiku nákupu si neuvědomili, že vám mají sdělit své DIČ a další informace, popř. protože se mezitím stal plátcem DPH a chce si uplatnit odpočet, a pokud jste byli v rámci dobrých vztahů těmto zákazníkům vyhovět, pak dříve nebyl problém doklad (při zachování jeho čísla, částky, sazby DPH atd.) vyměnit, aniž by bylo nutné provést další opravy. Protože ale doklad vystavený osobě nepovinné k dani se uvádí v jiné části hlášení (pouze v součtu) než doklad osobě povinné k dani (který se uvádí jednotlivě), budete muset odat i následné kontrolní hlášení (nebo klientovi nevyhovět).
Dá se tedy očekávat, že kromě samotné práce na sestavení a podání hlášení, která nemusí být až tak velká, určitě vzroste pracnost samotného vedení účetnictví, aby mohlo podklady pro hlášení generovat.
Měsíční povinnost pro malá s.r.o. a další právnické osoby
Právnické osoby, které jsou kvartálním plátcem DPH, musí odevzdávat hlášení měsíčně. Znamená to, že i při minimálním objemu zpracovávaných dat musí do 25. v měsíci mít (minimálně z hlediska daňových dokladů s DPH) uzavřený minulý měsíc. Pokud mají outsourcing vedení účetnictví, může to znamenat vyšší náklady na předávání dokladů, komunikaci i samotné zpracování, protože zaúčtovat 50 dokladů najednou je vždy rychlejší a efektivnější, než je zpracovávat ve třech dávkách. Nehledě na to, že při takovémto objemu dokladů je už 12 dalších hlášení ročně relativně velký nárůst pracnosti. Nejedná se přitom pouze o malé obchodní společnosti, ale velkou řadu větších neziskových organizací, které mají malý objem plnění s DPH.
Nulová tolerance k opoždění
I když se určitě většina poplatníků snaží své povinnosti plnit včas, pětidenní období, kdy není za zpoždění vyměřována peněžitá sankce je asi rozumné ustanovení. I při nejlepší snaze nastanou okolnosti, ať už nemoc, mimořádná situace ve firmě, chyba v dohodě nebo organizaci při dovolených, kdy se podání o den či dva zpozdí. Pokud podáte přiznání k DPH o pár dní později, peněžitá sankce se nevyměří, ale za pozdě podané kontrolní hlášení o pět minut po půlnoci je okamžitě sankce 1 000Kč a v případě, že správce daně Vám stačí doručit výzvu, tak se sankce zvyšuje na 10 000 Kč. Sankce za pozdní podání následného hlášení po výzvě správce mohou být ještě vyšší – viz následující bod.
Povinnost rychlých reakcí na výzvy
Vzhledem k tomu, že údaje dodavatelů a odběratelů se budou srovnávat a nesrovnalosti odstraňovat, dá se očekávat velké množství výzev na odstranění nesrovnalostí. Tyto nesrovnalosti bude správce daně řešit institutem výzvy k podání následného hlášení, a vzhledem k tomu, že správce daně neví, která strana pochybila, dá se očekávat, že jí obdrží obě strany. Protože asi jen v málo případech pochybí obě strany současně, dá se říci, že polovina výzev k podání následného hlášení bude v případech, kdy Vaše podání bylo správné. Anebo ještě přesněji – i když budete podávat hlášení správně, budou docházet výzvy v okamžiku, kdy váš dodavatel nebo odběratel udělal chybu. Správa daní s tím počítá, a proto zavadí institut takzvané „rychlé reakce“ na výzvu, pokud jste přesvědčeni o správnosti vašeho hlášení. Reakce může být skutečně rychlá – stačí vyťukat 25cifrené (!) číslo jednací „včetně uvedených oddělovačů“ (citace z předběžných informací MF).
Naivně a optimisticky věřím, že výzva bude zcela konkrétní, tj. bude obsahovat konkrétní plnění, kde se s partnerem rozcházíme. Ale po zkušenostech s výzvami na odstranění pochybností a jejich obecnou formulací používanou i přes jasné vyjádření Nejvyššího správního soudu si tím moc jistý nejsem. Ať už půjde o zcela konkrétní nebo obecnější výzvu, před odpovědí asi většina účetních se bude chtít ujistit, zda skutečně neexistuje doklad, který se z jakéhokoli důvodu nedostal do evidence, jestli jakoukoliv závadou techniky či lidského faktoru neexistují dvě verze, z nichž jednu má účetní a druhá je správná, jestli údaje v počítači a údaje na papíře se chybou při zadávání neliší atd. Má na to 5 kalendářních dní. A to i když 3 z nich budou svátek nebo volný den, i když bude na dovolené nebo nemocný. Asi není problém u středních firem sídlících na jednom místě, kde pracují dva nebo více účetních (nebo osob, které jsou schopny toto vyřešit). Asi to bude problematické u velkých podniků, kde se doklady vystavují na více místech, nebo u malých podnikatelů, kteří mají účetní na druhém konci města. Přičteme-li k 5ti denní lhůtě 14ti denní lhůtu fikce vybrání datové schránky, zjistíme, že samostatný podnikatel, který si dělá vše sám, nebo samostatná účetní, která někomu řeší všechny tyto problémy si třítýdenní dovolenou nebo nemoc prostě už od roku 2016 dovolit nemohou. Samozřejmě vše lze vyřešit změnou v organizaci (systému) práce, která bude asi u řady účetních jednotek nutná.
Proč nemohu dát v termínu rychlou odpověď, že je vše správně a teprve potom hledat problém a případně podat následné hlášení?
Sankce za neodstranění chyby na výzvu může být až 50 tis. Kč, přitom je na správci daně, aby o její výši rozhodnul.
Proč nemohu podat následné hlášení, až chybu v klidu najdu, ale musím dodržet termín 5 kalendářních dní?
Sankce za nepodání následného hlášení na výzvu je 30 tis. Kč. Správce daně nerozhoduje přitom o její výši (ale pravděpodobně o okamžiku, kdy se rozhodne jí udělit – pokud stihnu podat následné hlášení sice po termínu, ale před vyměřením sankce, bude sankce pouze 1 000 Kč – je to však riziko).
Výzvu k podání následného hlášení může správce daně dát až tři roky po ukončení zdaňovacího období, někdy i déle – a po tuto dobu musí poplatník do 5ti dnů reagovat. Kolik z nás má starší doklady uskladněné tak, že to nezpůsobí komplikace?
Kontrolní hlášení tedy nutí všechny poplatníky si zajistit organizaci práce tak, aby byli schopni kdykoli rychle zareagovat.
Doufám, že zavedení kontrolního hlášení přinese do státního rozpočtu o tolik financí více, že se nám všem tato námaha vrátí zpět (a to nejen snížením nezaměstnanosti). pb